Dès le 1er juillet 2024, la loi impose à toutes les entreprises soumises à la TVA d’accepter les factures électroniques. Cette obligation varie cependant en fonction de la taille de l’entreprise en ce qui concerne l’émission de ces factures :
- Les grandes entreprises seront concernées à partir du 1er juillet 2024,
- Les entreprises de taille intermédiaire à compter du 1er janvier 2025,
- Les PME et TPE à partir du 1er janvier 2026.
Cette transition vers la facturation électronique nécessite l’utilisation de plateformes de dématérialisation. Il est donc primordial de sélectionner une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) adaptée, pour une gestion optimale des factures et le respect des nouvelles réglementations à venir.
Les deux types de plateformes de dématérialisation
La transition vers la facturation électronique demande une révision de votre système de gestion administrative pour s’aligner sur les procédures qui seront bientôt mises en œuvre. Pour réaliser cette mise en conformité, vous pourrez passer par deux types de plateformes de dématérialisation.
Le Portail Public de Facturation
Le Portail Public de Facturation, abrégé PPF, sera la solution émise par l’état pour centraliser et échanger vos factures électroniques. Cette plateforme remplacera Chorus Pro, étant actuellement utilisée par les administrations publiques. Elle servira également au pré-remplissage de la déclaration de la TVA, dans le but de plus facilement transmettre à l’administration fiscale les informations nécessaires. À priori, le PPF assurera un service minimum aux entreprises, de quoi notamment aider les TPE et PME.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, abrégés PDP, assureront les mêmes services que le PPF et seront chargées des mêmes obligations, soit l’échange et la gestion de factures ou encore la transmission des données à l’administration fiscale. La DGFiP sera en charge de délivrer une immatriculation officielle pour les PDP respectant les règles strictes de conformité et de sécurité liées à la gestion des factures électroniques.
Les missions de ses plateformes sont variées :
- Elle gère l’émission, la transmission et la réception de la facture électronique du fournisseur au client. En tant qu’intermédiaire, elle est en mesure de convertir la facture créée par le fournisseur dans un format approprié pour le client. Ces actions sont réalisées dans des conditions garantissant l’intégrité, l’authenticité, la lisibilité et l’exhaustivité des données ;
- Elle est responsable de l’extraction et de la transmission de certaines informations de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant hors taxes de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué, etc.) ;
- Elle assure la transmission de données transactionnelles qui ne sont pas facturées électroniquement à l’administration ;
- Elle gère la transmission des données de paiement pour toutes les opérations.
Qu’est-ce qu’un Opérateur de dématérialisation ?
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des prestataires qui fournissent des services de dématérialisation des factures (via EDI ou API). Ils agissent en tant qu’intermédiaires entre les entreprises et les plateformes, assurant le transport et/ou la dématérialisation des factures vers les Plateformes privées ou le Portail Public de Facturation. Ils ne sont toutefois pas des substituts aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Une entreprise peut toujours faire appel aux services d’un Opérateur de Dématérialisation. Cependant, sans immatriculation par l’administration fiscale, cet opérateur ne sera pas reconnu comme une Plateforme de Dématérialisation Partenaire et ne sera donc pas habilité à transmettre les factures électroniques aux plateformes des clients de l’entreprise, à recevoir des factures en son nom, ni à transmettre les données de facturation, de transactions et de paiement à l’administration.
les critères DE CHOIX D’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Pour bien choisir votre plateforme de dématérialisation partenaire, nous avons identifier 7 critères importants à prendre en compte.
La compatibilité de la solution
La compatibilité est un facteur crucial lors de la sélection de votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Il est en effet indispensable que votre plateforme puisse interagir efficacement avec d’autres systèmes et logiciels, qu’ils soient internes ou externes à votre entreprise. Cela facilite l’échange sans problème et sans délai, avec vos clients, fournisseurs et partenaires. Assurez-vous aussi que la PDP sélectionnée, soit compatible avec les formats de factures électroniques les plus utilisés et les protocoles de communication standard.
Les fonctionnalités supplémentaires
Les fonctionnalités supplémentaires de la Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un autre aspect à prendre en compte. Une telle plateforme devra proposer des fonctionnalités supplémentaires comme l’automatisation du traitement des factures, la gestion des rappels, le suivi des paiements, et la capacité à s’intégrer à d’autres logiciels de gestion (comptabilité, CRM, etc.).
L'acceptation de tous les formats de factures
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire que vous sélectionnez doit avoir la capacité de gérer des factures dans divers formats, en particulier les formats électroniques les plus communs (XML, PDF, etc.). Elle devrait aussi permettre la conversion des factures papier en format numérique grâce à des outils de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Cette polyvalence facilitera le passage à la facturation électronique et minimisera les erreurs dues à la saisie manuelle de données.
La cybersécurité
La sécurisation des données sur les factures et les informations de paiement doit être un des critères importants dans le choix de votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Vous devez vous assurer qu’elle adhère aux normes de sécurité les plus rigoureuses et qu’elle est conforme aux lois de protection des données (comme le RGPD). La plateforme devrait fournir des assurances en ce qui concerne le cryptage des données, l’authentification des utilisateurs et la sauvegarde des informations.
LE SUIVI DES PAIEMENTS
Le suivi des paiements est un élément clé de la facturation électronique. La Plateforme de Dématérialisation Partenaire doit être en mesure de fournir des fonctionnalités pour suivre les paiements, générer des rapports et repérer les retards. Vous pourrez également intégrer à des solutions de paiement en ligne pour simplifier les transactions et minimiser les délais de règlement.
L'accessibilité pour tous types d'entreprises
Lors de la sélection d’une PDP, assurez-vous qu’elle soit adaptée aux grandes entreprises mais aussi aux petites et moyennes entreprises . Les solutions de facturation électronique doivent présenter une facilité d’utilisation, avec une interface utilisateur instinctive et des fonctionnalités aisément manipulables.
En outre, il est essentiel de vérifier si la PDP propose une tarification appropriée aux PME, avec des offres modulables en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre de factures traitées et des fonctionnalités nécessaires.
Support technique et assistance
Il est important de choisir une plateforme qui vous offre un bon support technique et une assistance adéquate. La forme proposée pour le support technique a son importance : assistance téléphonique, e-mail. Choisissez ce qui vous correspond. Assurez-vous également de la réactivité du support et de sa capacité à répondre rapidement à tout problème éventuel. Une bonne assistance technique peut vous aider à éviter les interruptions de service et à intervenir rapidement pour résoudre les incidents techniques.
LE CALENDRIER POUR CHOISIR UNE PDP
La décision d’adopter une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) dépend de plusieurs facteurs, dont la taille de l’entreprise, les obligations légales, et les besoins en gestion financière. Les réglementations concernant la facturation électronique évoluent constamment, imposant des exigences spécifiques aux entreprises.
En France, les entreprises doivent adopter une PDP avant le 1er juillet 2024. Avant de choisir une PDP, vérifiez qu’elle est officiellement enregistrée auprès de la DGFiP. D’autres facteurs, tels que la croissance de l’entreprise, l’amélioration des processus internes, l’adoption de nouveaux logiciels de gestion, et les besoins en matière de sécurité et de conformité peuvent justifier une adoption rapide.
AXE Informatique pourra vous conseiller et vous accompagner dans le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire et tout au long du processus. Nous avons créé un site dédié avec l’ensemble des informations sur la Facturation Electronique en 2024.
En conclusion
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devrez pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024. Nous vous conseillons de ne pas attendre la date butoir d’émission de factures électroniques pour rechercher l’outil de gestion adéquat et effectuer vos tests d’émission.
Avant de vous engager auprès d’une PDP candidate, nous vous recommandons d’attendre la publication officielle de la liste par la Direction Générale des Finances Publiques. Vous aurez ainsi la certitude que la PDP aura bien été accréditée par l’Etat.
Sage s’est porté candidat pour proposer sa propre Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et ainsi permettre aux clients détenteur d’une solution Sage, une interopérabilité de leurs solutions.