La facturation est une pierre angulaire de tout service de comptabilité, en particulier quand les volumes de documents à traiter s’accumulent. Moderniser et optimiser les services de comptabilité n’est alors plus envisageable, mais impératif. C’est là que la dématérialisation des factures intervient. Outre la simplification des processus internes, elle permet aussi d’augmenter la traçabilité et la sécurité des informations comptables.
La dématérialisation des factures pour des bénéfices immédiats
Les directeurs comptables qui ont en charge d’importantes quantités de factures connaissent parfaitement les risques du traitement manuel. Qu’il s’agisse d’erreurs de saisie, de validations ratées ou encore de documents égarés, tout est synonyme de perte de temps. Pire encore, cela affecte l’efficacité des services de comptabilité, et dans certains cas, la relation avec les fournisseurs. La dématérialisation des factures vient ainsi proposer une solution à tous ces problèmes en automatisant et sécurisant l’ensemble du processus.
Parmi les avantages qui se manifestent le plus rapidement, on trouve :
La réduction des coûts administratifs
Avec la dématérialisation, il n’y a tout simplement plus de place pour le papier ou les impressions en plusieurs exemplaires. Cela se traduit par une réduction significative des coûts en papèterie. En prime, il s’agit d’une démarche écoresponsable.
La traçabilité des documents
Pour chaque document créé, le suivi est accessible à tout moment. La classification, le rangement ou le suivi des étapes d’un dossier n’appartiennent désormais qu’au passé. Le logiciel s’occupe de tout !
L’optimisation des processus
Avec la solution proposée par Axe Informatique, vous pourrez simuler le processus de facturation pour l’optimiser au mieux avant de le valider. Modifiez en quelques clics les dates d’envoi, de rappel, d’acceptation ou encore la mise en place de rappels personnalisés pour les retardataires.
Témoignage d’une réussite : la Fondation des hôpitaux de Paris
La Fondation des hôpitaux de Paris, connue pour ses projets emblématiques comme les « Pièces Jaunes », a fait le choix de la modernisation avec Axe Informatique.
À son arrivée en tant que directrice financière, Marine Laurent a rapidement identifié des lacunes dans les outils comptables. Elle décrit ce choix comme une nécessité pour faire face à l’augmentation des ressources financières et du volume de documents à traiter : « Avant, nous passions des heures à traiter des factures manuellement. Aujourd’hui, grâce à la dématérialisation, nous avons réduit ce temps de traitement à une seule journée. »
Conformité et sécurité : les avantages légaux
La dématérialisation des factures ne se limite pas à des gains de temps et d’efficacité. Elle répond également à des obligations légales. Nous avons pu l’observer ces dernières années : les régulations françaises imposent progressivement aux entreprises de passer à la facturation électronique, au-delà des transactions avec les administrations publiques. En adoptant une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, les entreprises s’assurent de rester conformes aux exigences réglementaires.
De plus, ces systèmes permettent de garantir une meilleure sécurité des données, avec des sauvegardes automatiques et un archivage sécurisé, comme l’explique Marine Laurent : « Avec notre solution cloud, je ne me soucie plus des mises à jour ou de la sauvegarde des données, tout est automatisé ».
Amélioration de la relation fournisseur
La dématérialisation des factures est synonyme d’amélioration des relations avec les fournisseurs. Grâce à un traitement plus rapide et plus transparent des factures, les délais de paiement sont respectés et la communication fluidifiée. Cela permet aux entreprises de maintenir des relations de confiance avec leurs partenaires.
Marine Laurent insiste sur ce point : « La traçabilité des factures a vraiment changé la donne. Les fournisseurs ne peuvent plus nous dire qu’une facture a été perdue. Nous avons également mis en place des relances automatiques si une facture n’est pas validée dans les délais. »
Cette amélioration ne se limite pas à la gestion interne. Le service comptable de la Fondation a aussi vu un impact direct sur la satisfaction de l’ensemble des services, qui n’ont pu que remarquer le gain en rapidité et en fluidité dans les échanges interservices.
Un levier de performance pour les services comptabilité
Vous l’aurez compris, la dématérialisation des factures est plus qu’un outil technologique, c’est un levier de transformation pour les entreprises. En libérant du temps aux équipes comptables, elles peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques.
Comme le souligne Marine Laurent : « Mon collaborateur peut désormais se consacrer à d’autres projets, comme la révision des comptes ou l’audit, des tâches qu’il n’aurait jamais eu le temps de réaliser avant ».
La dématérialisation des factures compte parmi les solutions les plus efficaces pour les entreprises qui aspirent à moderniser leur gestion comptable. Elle répond aux besoins de rapidité, de traçabilité et de sécurité. Plus encore, elle favorise une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs et partenaires.
Une chose est donc certaine : l’avenir des services comptables passera incontestablement par cette transformation numérique pour assurer une gestion fluide et performante des factures. Alors, pourquoi attendre ?